Les Français adorent perdre leur temps en réunions inutiles pour se convaincre qu’ils travaillent (voire même qu’ils sont productifs). Personnellement, je n’ai que trop perdu de ma jeunesse, sinon de ma vie, dans des réunions insipides qui ne m’ont servi à rien ; et j’en viens même maintenant à les sécher. Voici néanmoins quelques leçons pour parfaitement réussir sa réunion, en bon Français dynamique qui se respecte !
Leçon n°1 : Arriver en retard
Cela est valable autant pour l’organisateur que pour le public.
C’est encore plus amusant quand le lieu n’est pas correctement défini, sinon fléché, et qu’on perd une partie du public.
Il y a aussi le coup de la salle qui n’a pas été réservée, ou du collègue malaisé qui vient la piquer au dernier moment parce qu’il accueille plus de monde, ou que sa réunion est plus importante, ce qui oblige à un déménagement.
Toujours est-il qu’avec le fameux quart d’heure français de politesse, qui doit laisser le temps à vos hôtes d’achever de se préparer, il sera bien vu d’arriver avec 15 minutes de retard.
Voire plutôt 20 à 25 en prévision du retard des autres collègues !
Le mieux étant quand vous arrivez encore plus en retard et que votre hôte recommence la réunion juste pour vous !
Leçon n°2 : Ne pas respecter l’ordre du jour
Il y a les réunions improvisées sans ordre du jour, dans lesquels l’organisateur est le seul qui a vaguement idée de ce qu’il veut faire, et qui ne le fait pas.
Et puis, il y a les réunions avec un ordre du jour qu’on se dépêchera de ne pas respecter.
Il est bien vu de commencer la réunion en supprimant un point, en en rajoutant un autre, et en changeant l’ordre des parties.
Et aussi de reporter un point qu’on n’aura pas le temps de traiter à cette réunion, motif d’une nouvelle réunion.
Leçon n°3 : Arriver avec du matériel non testé, qui ne fonctionnera pas
Qui sait faire fonctionner ce vidéoprojecteur ? C’est quel canal ? On ne peut pas mettre plus gros ?
Pourquoi on entend rien ? C’est quelle télécommande ?
Qui sait comment on allume le micro ? Où est le gars de la régie ?
Mince, le format du document n’est pas compatible avec l’ordinateur de la salle.
Zut, j’ai oublié ma clé USB sur laquelle il y avait le document ; et comme je ne me le suis pas envoyé sur ma messagerie au cas où…
Bon, ben, on va faire sans…
Leçon n°4 : le PowerPoint
Écrire un maximum de choses sur le Powerpoint ; plus que les six lignes théoriques max.
Ne surtout pas le tester avant, et s’apercevoir après des chevauchements et des ratés. Insister lourdement sur le fait que ce n’est pas normal, mais ne pas s’excuser pour autant.
Insérer dedans des liens internet et le diffuser dans une salle où il n’y a pas internet.
Le modifier à la dernière minute et décaler toute l’organisation.
Le lire bien scrupuleusement, les yeux fixés sur l’écran, et ne rien en dire de plus, au cas où votre public ne saurait pas lire.
Leçon n°5 : Répéter au moins trois fois la même chose
La base : annoncer en introduction ; développer pendant et redire en conclusion. Le but est de délier en 1 h 30 ce qu’on pourrait faire en 30 minutes.
Dire les choses sous trois formes différentes, en variant l’intonation, le contexte et les mots de liaison, que ça ne fasse pas trop éléments de langage, mais dans le même temps que les gens le retiennent et aient l’impression d’avoir appris quelque chose, et que la réunion a été utile. En finesse et en subtilité !
Ne pas hésiter à se répéter, en lien avec une question ; sinon pour fayoter de bien rappeler le message dans sa question.
Leçon n°6 : Prendre des notes
La productivité de la réunion se mesure au kilométrage de papier noirci. Papier que vous vous empresserez de stocker (voire de perdre) dans l’attente de le reprendre sur votre ordinateur, mais que vous ne reverrez jamais.
Venir avec son ordinateur pour prendre des notes pendant la réunion est apprécié, mais attention à ne pas se faire gauler en train de répondre à ses mails, de chatter sur Facebook, voire pire de travailler sur un sujet qui vous passionne plus.
Écrire dans son agenda quel était le thème de la réunion, de manière à pouvoir retrouver facilement, la prochaine fois, la date de la dernière réunion et son objet.
Leçon n°7 : la conférence à distance
Prévoir des créneaux très (trop) serrés, pour qu’avec les retards, tout soit abrégé et qu’on règle finalement cela par mail dans les prochains jours.
Caler sa réunion sur le jour des travaux, ou le jour où il n’y a plus internet.
Penser à ne pas inviter les décisionnaires pour qu’aucune décision ne puisse être prise.
Leçon n°8 : le compte-rendu
Filer le compte-rendu à la personne que vous détestez le plus.
Lui mettre la pression pour l’avoir rapidement ; et ne pas hésiter à le relancer.
Ne pas le lire quand vous le recevez, juste ouvrir le mail pour la forme et diminuer le compteur des messages reçus.
Le classer dans un dossier ad hoc pour savoir le retrouver et le relire au début de la prochaine réunion sur le même thème, en espérant ne pas découvrir qu’on avait quelque chose à faire entre temps.
Leçon n°9 : Finir en retard
Une bonne réunion finit en retard parce qu’il y avait beaucoup à dire et à faire.
Arriver en retard à la réunion suivante permet en plus de montrer qu’on est débordé !
Ne pas hésiter à se caler un maximum de réunions se chevauchant pour justifier d’être en retard et de beaucoup travailler.
Faire aussi savoir qu’on ne pourra pas venir à la réunion A parce qu’on est à la réunion B !
LE SAVINIEN TAQUIN 
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